Tapahtuman järjestäminen on palkitsevaa, mutta siihen liittyy suuri vastuu. Lupaviidakko ja lakisääteiset viranomaisilmoitukset saattavat äkkiseltään tuntua monimutkaisilta. Lupien ja ilmoitusten tarve riippuu aina tapahtuman koosta ja luonteesta. Pienelle tapahtumalle voi riittää pelkkä maanomistajan lupa ja ilmoitus yleisötilaisuudesta, kun taas suuret suurtapahtumat vaativat laajoja selvityksiä melusta, myynnistä ja liikennejärjestelyistä.
💡 Lyhyesti: Miksi aloittaa ajoissa?
• Turvallisuudesta ei voi tinkiä, ja pelastussuunnitelma tarvitaan käytännössä aina.
• Prosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin tiiviissä yhteistyössä viranomaisten kanssa, jotta lupa-asioiden hoito sujuu mutkattomasti.
• Me Arvotyöllä tarjoamme kattavat turvallisuusasiantuntijapalvelut, jotta sinä voit keskittyä itse tapahtuman järjestämiseen.
Tärkeimmät turvallisuusasiakirjat tapahtumaan
Tässä ovat tärkeimmät asiakirjat, jotka me laadimme puolestasi:
• Liikenteenohjaussuunnitelma: Asiakirja määrittelee tilapäiset ajojärjestelyt, opasteet ja reitit, jotta liikenne sujuu turvallisesti tapahtuman aikana. Toimitetaan viranomaisille, jos aiheuttaa muutoksia julkisiin teihin tai liikenteeseen.
• Turvallisuussuunnitelma: Kartoittaa yleisötilaisuuden mahdolliset riskit ja määrittää järjestyksenvalvonnan sekä yleisen järjestyksen ylläpitotoimet. Yleensä sisällytetään pelastussuunnitelmaan.
• Pelastussuunnitelma tapahtumaan: Lakisääteinen dokumentti siitä, miten onnettomuuksia ehkäistään ja miten hätätilanteissa toimitaan ihmisten pelastamiseksi. Toimitettava pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa.
• Ilmoitus yleisötilaisuudesta: Virallinen ilmoitus viranomaisille, kuten poliisille, jolla tiedotetaan julkisen yleisötilaisuuden järjestämisestä ja sen perustiedoista. Toimitettava poliisille viimeistään 5 vuorokautta ennen tapahtumaa.
• Ensiapusuunnitelma: Suunnitelma kuvaa tapahtuman ensiapuvalmiuden, hoitohenkilöstön määrän ja toimintatavat loukkaantumis- tai sairastumistapauksissa. Yleensä sisällytetään pelastussuunnitelmaan.
Muista myös nämä luvat ja ilmoitukset
Muistathan hankkia myös muut tarvittavat luvat tapahtumaasi varten.
Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
• Maanomistajan lupa
• Suurtapahtumailmoitus
• Meluilmoitus
• Jätehuoltosuunnitelma
Turvallinen tapahtuma luo hyvän maineen ja takaa onnistuneen elämyksen niin kävijöille kuin työntekijöillekin. Älä jää yksin paperityön kanssa – meiltä saat asiantuntevaa apua ja tarvittaessa myös osaavan henkilöstön tapahtumaasi.
Ota yhteyttä jo tänään, niin käydään läpi teidän tapahtumanne lupatarpeet!